Reuniones: Efectivas y Humanas
Definición
La dimensión de las Reuniones en el Lienzo del Sistema Operativo organizacional propuesto por Aaron Dignan, está muy relacionado tanto a las dimensiones de Flujo de Trabajo como de Información; pero tienen tanto peso en nuestras formas de trabajo que ameritan una dimensión propia. Las reuniones son todos los espacios y tiempos que creamos en una organización / empresa para estar junt@s.
No todas las reuniones tienen que tener un objetivo operativo, ya que podemos incluir en esta dimensión reuniones que tengan mas un sentido de ritual, de integración, y/o de espacio de conversación abierta. Existe una amplia taxonomía posible de reuniones (ver Tabla Periódica de Reuniones), lo importante en cualquiera es tener claro el objetivo y resultados clave deseables.
Efectivas vs Humanas
Como facilitador me encuentro constantemente que en algunos equipos al querer instalar un formato claro de reuniones para que sean más efectivas (lleguemos al objetivo deseado), hay un temor de que se vuelvan muy acartonadas o hasta inhumanas. Sinceramente, yo creo que esto es un temor no bien fundamentado bajo la lógica de que la estructura limita la libertad personal y por ende le quita la humanidad a la reunión.
Mi experiencia es totalmente la contraria. Una reunión donde los objetivos, participantes y agenda (tres ingredientes de una reunión efectiva) están bien definidas brinda claridad, certidumbre y tranquilidad a los asistentes generando un espacio seguro para una conversación efectiva y sobretodo humana.
Roles en la Reuniones
En una reunión existen varios roles clave, pero sobretodo hay dos: facilitación y secretariado. Ambos tienen responsabilidades muy definidas y poderes importantes. Sobretodo la facilitación es un rol que idealmente NUNCA debe asumir el o la líder del equipo.
El rol de facilitación prepara agenda y facilita la reunión. Se preocupa del proceso. El proceso está definido previamente en la organización, y el/la facilitador(a) se asegura que se respete; y lo hace de una manera que lleva al grupo a un estado de flujo que, de nuevo, logra los objetivos.
El rol de secretariado es quien convoca e integra la minuta. Se asegura que la memoria colectiva de las reuniones sea archivada, y sobretodo que haya un registro de las decisiones tomadas, para que todos puedan dar seguimiento, y cuando haya dudas regresar a los archivos.
Reuniones de Organizaciones en Transición
A mi me gusta la clasificación simple y poderosa que proponen la Holocracia y la Sociocracia 3.0 en referencia a las dos grandes tipos de reuniones que una organización necesita:
- Reunión Tácticas / Operativas
- Reunión de Gobernanza
Creo que son bastante explícitos los nombres, pero describo a continuación:
Las reuniones tácticas crean un espacio para resolver tensiones operativas, para generar coordinación e incentivar la colaboración entre las personas. Se concentran en el trabajo que hace falta hacer.
Las reuniones de gobernanza, en estas organizaciones dinámicas, crean un espacio de toma de decisión (generalmente por consentimiento, integrativo o generativo) para que los colaboradores puedan hacer modificaciones de estructura o políticas referidas a todos las dimensiones del sistema operativo de una organización. Se concentran en cómo hacemos el trabajo.
Algunas prácticas dentro de estas reuniones que también me parecen, como facilitador, vitales para tener reuniones efectivas y humanas son:
- Las de rondas de apertura (o checkin al inicio) y de cierre (checkout al final).
- La toma de decisión basada en consentimiento.
- Tener, como ya mencionado, roles elegidos de facilitación y secretariado.
- Un sistema para la captura de las minutas ya sea un documento compartido en Google Drive, o usar plataformas como Lucid Meetings, u Holaspirit o Glassfrog.
