Flujo de Trabajo

Definición

Toda empresa debe definir con claridad su propuesta de valor; qué ofrece a sus segmentos de mercado que resuelve un problema o hace un trabajo. En una organización sin fines de lucro la pregunta es qué problema buscamos resolver, y definir nuestro modelo de intervención.

El siguiente paso que debemos tomar es definir cómo vamos a organizar el flujo de trabajo para que la interacción entre el cliente y la empresa sea positiva. El flujo de trabajo idealmente debe estar alineada a la Estructura de la organización, sino tendremos una matriz organizacional que puede llegar a ser confusa para los miembros de los equipos.

Aaron Dignan define el Flujo de Trabajo como la manera en que dividimos y hacemos el trabajo, el camino y proceso para crear valor. Algunas de las preguntas para analizar esta dimensión son:

• ¿Cómo dividimos el trabajo?
• ¿Cuál es la relación entre Estructura y Flujo de Trabajo?
• ¿Cómo administramos nuestros proyectos?
• ¿Cómo optimizamos el trabajo para minimizar desperdicio y maximizamos creación de valor?

Ideas las Organizaciones en Transición

Gestión del Trabajo basada en Proyectos

En la Constitución de la Holocracia se retoma el sistema de productividad personal de Getting Things Done (GTD). Este sistema, entre otras particularidades divide el trabajo en Proyectos que se definen como resultados deseados que se alcanzan con dos o más pasos; y por otro lado invita a que se piensen en las Próximas Acciones o acciones tangibles específicas que se pueden hacer y nos acercarán al logro de nuestros proyectos.

Esta manera de gestionar el trabajo permite subdividir un gran proyectos en proyectos medianos, y luego esos proyectos en resultados más pequeños y así asignarlos o solicitarlos a diferentes roles, personas o equipos dentro de la organización. Es un herramienta definitivamente poderosa para incentivar la autogestión en una organización.

Sprints de Trabajo

Los sprints son unidades de tiempo durante los cuales debes de producir y compartir una unidad de trabajo (un proyecto) estableciendo una fecha límite para entregar. Esto se puede llevar a trabajar en proyectos con duración de una o dos semanas que enfoque la atención del equipo y generen resultados de maneras más rápidas. Esta y otras técnicas y prácticas relacionadas al flujo de trabajo vienen del mundo ágil o “Agile Software” que recomiendo explorar.

Basecamp, Asana o Monday

Existen hoy en día decenas de herramientas en línea para la gestión del flujo de trabajo. Yo personalmente inicie con Basecamp que me gusta mucho por su sencillez y posible interacción con el cliente. Probé Asana y Monday en su momento, pero me resultaron complicados, pero cientos de organizaciones las usan para organizar su trabajo con mucho éxito. Yo finalmente me quedé con una combinación de dos sistemas de productividad personal (GTD y Focus Planner) para gestionar mi trabajo e interactuar con otros colegas.

La decisión por uno u otro sistema radica en parte en la organización y en parte en quienes formamos la organización. Creo yo que es importante se intencionales en la manera de organizar el trabajo. Quiero decir de escoger un sistema e idealmente las herramientas que fortalecen dicho sistema.