Estructura Organizativa

Definición

La Estructura Organizativa es uno de los temas que más me atrae en este camino de la reinvención organizacional. Yo creo porque es lo más tangible del proceso y es una dimensión que afecta de manera clara muchas otras dimensiones.

La dimensión de la Estructura es definido por Aaron Dignan “cómo nos organizamos; la anatomía (formal e informal) de la organización; y cómo establecemos redes de creación de valor”. Un elemento importante de la estructura de una organización es su expresión visual formal que conocemos como “organigrama”. Es una esquematización de la jerarquía de puestos dentro de la empresa u organización. Este organigrama es la expresión formal de la estructura, Niels Plaeging menciona que existen tres estructura en toda organización: (1) la estructura formal, (2) la estructura informal (el ámbito de influencia de la red social prevaleciente); y (3) la estructura de la creación de valor (el ámbito de la reputación).

Algunas de las preguntas claves que propone Aaron Dignan para reflexionar sobre la estructura en nuestras organizaciones son:

• ¿Cómo describirías la estructura actual?
• ¿Qué genera tensiones en nuestra actual estructura?
• ¿Cómo una estructura ideal resolvería estas tensiones?

Ideas de las Organizaciones en Transición

Puestos vs Roles

En su libro “Business Models for Teams” (Modelos de Negocio para Equipos), Tim Clark y Bruce Hazen, mencionan que las Descripciones de Puestos definen obligaciones, tareas y resultados esperados; en contraste al concepto de roles que se enfoca en la relación entre personas y a proyectos.

A mi parecer el puesto es una posición en la jerarquía y es bastante estático. Al mismo tiempo es algo que conocemos al iniciar nuestra relación con la organización o empresa, pero que nunca volvemos a revisar y menos actualizar; hasta que llega una orden o notificación de arriba para avisarnos que algo cambio y se está haciendo una reingeniería.

Por otro lado la idea de rol, desagrega las funciones básicas de un puesto en los sombreros por los cuales navegamos cada hora, cada día, cada semana, pero que no son reconocidos oficialmente en la estructura. Los roles son dinámicos por un lado porque puedo yo desde uno de mis roles participar en diversos proyectos, y también porque al aprender cómo hacer mejor mi trabajo puedo actualizarlos para clarificarle a mis colegas que esperar de mi desde dicho rol. En cada vez más libros de management vemos esta idea de rol emerger como la unidad básica para organizar a las empresas del futuro.

Círculos en la Sociocracia

En la Sociocracia, el poder de los socios (colaboradores) de un equipo, la estructura organizativa tiene dos principios básicos: (1) los equipos conforman círculos, y (2) los círculos se interconectan con un doble enlace. Los Círculos tiene un propósito definido y alineado al propósito organizacional. En el círculo colaboran los miembros del círculo (las personas) para lograr los resultados esperados y deben elegir personas para unos roles básicos (Representante, Facilitador(a) y Secretari@), y pueden crear roles operativos para elegir o asignar a las personas que serán responsables de darles vida. La manera en que sube y baja la información entre círculos para coordinar el trabajo y generar ciclos de retroalimentación es por medio de un doble enlace o dos roles que interconectan a los círculos. Por un lado el rol que baja la información es el Coordinador o Líder, y quien sube la información el Representante elegido por el grupo.

Roles & Círculos

En el caso de la Holocracia, otro sistema que incentiva la auto-gestión, el rol es la unidad básica que define la estructura. Los roles se definen con un enunciado de propósito, dominios y responsabilidades. El enunciado de propósito es “una capacidad, potencial o una meta irrealizable que el rol seguirá o expresará en nombre de la organización”. Los dominios son “cosas que el rol puede controlar en exclusiva y regular como su propiedad”. Finalmente, las responsabilidades son “actividades continuas que el rol debe realizar para la organización”.

Una persona puede tener uno o más roles en uno o varios círculos. También un rol puede ser ocupado por una o varias personas, siempre y cuando se clarifique su “enfoque”.

Cuando una persona en su rol “Marketing” ya carga con mucho trabajo, y más personas pueden ser contratadas, se puede ampliar para formar un círculo y desagregar el rol que ya era “muy grande” en un conjunto de roles que contribuyen al propósito del rol original. Por ejemplo, el rol de Marketing puede tener tanta demanda de trabajo que se convierte en un círculo y dentro de este equipo ahora están los roles de Redes Sociales, Webmaster, Podcast, Blog, etc. Antes estos roles eran responsabilidades generales y ahora se distribuyen en roles más específicos que son asignados a dos o más personas.

Gobernanza de los Roles

Finalmente, un punto importante en la estructura organizacional de las nuevas organizaciones auto-gestionadas es que puede evolucionar a lo largo del tiempo. Las personas desde sus roles tienen el poder y la autonomía de modificar “la gobernanza”, en otras palabras, se les invita a las personas a colaborar en el diseño de la organización en la cual están trabajando.